INTRODUCCION
El proceso administrativo se hace cada vez más complejo por lo que existe la necesidad urgente de mejores maneras de enfrentarlo. Cuando se manejables. Ésa es una práctica útil, pero tiene limitaciones serias. Al tratar con cualquier sistema, sobre todo uno complejo como lo es una organización, no es suficiente pensar en el sistema en términos de partes o aspectos separados, para describir el sistema entero. Semejante acercamiento no es, por sí mismo, una manera exitosa de entender la conducta del sistema. Hoy en día aumenta la tendencia a estudiar algún aspecto del problema organizacional y erigiendo un modelo de ello, mientras la discusión de la totalidad se relega a estados de mayor madurez de la "ciencia de la administración".
El modelo administrativo que hemos venido trabajando, y que durante tantos años nos ha brindado grandes satisfacciones; ya está ampliamente superado y debe evolucionar profundamente.
TEORIA GENERAL DE SISTEMA
La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig van B erta la n ffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.
Los supuestos básicos de la TGS son:
1. Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales.
2. Esa integración parece orientarse rumbo a una teoría de sistemas.
3. Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales.
4. Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia.
5. Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica. La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.
La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande.
2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.
El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.
La Teoría General de los Sistemas se basa en dos pilares básicos: aportes semánticos y aportes metodológicos.
APORTES SEMANTICOS
Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creación de nuevas palabras, estas se acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a formar casi un verdadero lenguaje que sólo es manejado por los especialistas.
De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que los participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno de ellos maneja una semántica diferente a los demás.
La Teoría de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir una semántica científica de utilización universal.
APORTES METODOLOGICOS
Jerarquía de los sistemas
Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo Kennet Boulding proporciona una clasificación útil de los sistemas donde establece los siguientes niveles jerárquicos:
1. Primer nivel, estructura estática. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia.
2. Segundo nivel, sistema dinámico simple. Considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.
3. Tercer nivel, mecanismo de controlo sistema cibernético. El sistema se autorregula para mantener su equilibrio.
4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o autoestructurado. En este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede de considerarse nivel de célula.
5. Quinto nivel, genético-social. Está caracterizado por las plantas.
6. Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleológico y su autoconciencia.
7. Séptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos.
8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la transcripción de imágenes en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de emociones humanas.
9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan los niveles de clasificación: estos son los últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones.
LA ORGANIZACIÓN
Eugenio Sixto Velasco. "Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir."
Isaac Guzmán V " es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue".
Scott y Etzioni se define como unidades sociales, colectividad o agrupaciones humanas constituidas o reconstituidas para alcanzar objetivos específicos, con límites relativamente identificables, orden normativo, rangos de autoridad, sistema de comunicación y sistemas de pertenencia coordinados". Esta colectividad existe de manera relativamente.
Haas y Drabek "Es un sistema discernible de interacción relativamente permanente y relativamente complejo".
LA APLICACIÓN DE LA TEORIA DE SISTEMAS A LAS EMPRESAS
Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente. También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente y desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes. De esta manera la empresa se presenta como una estructura autónoma con capacidad de reproducirse y puede ser visualizada, a través de una teoría de sistemas capaz de propiciar una visión de un sistema de toma de decisiones, tanto desde el punto de vista individual como colectivo; toda vez que la toma de decisión será mucho más fácil, si se cuenta con una descripción concreta y objetiva del sistema dentro del cual debe ser tomada.
Subsistemas que forman la Empresa:
a) Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.
b) Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumas en productos.
e) Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.
MODELOS
CONCEPTOS DE MODELOS
Según Princeton:
Sustantivo
* S: (n) el modelo, explicación teórica, el marco (una descripción hipotética de una entidad compleja o proceso) "el programa informático se basa en un modelo de los sistemas circulatorio y respiratorio".
* S: (n) modelo (un tipo de producto) "su coche era un modelo antiguo".
* S: (n) el modelo, poser (una persona que posa para un fotógrafo o un pintor o escultor) "el presidente no tuvo tiempo de ser un modelo para que el artista trabajó a partir de imágenes".
* S: (n) el modelo de simulación (representación de algo (a veces en una escala más pequeña)).
* S: (n) ejemplar, ejemplo, modelo, buen ejemplo (algo a imitar) "un ejemplo de éxito", "un modelo de claridad", "él es el modelo mismo de un general de división moderna"
* S: (n) el modelo, el papel de modelo (alguien digno de imitación) "cada niño necesita un modelo a seguir"
* S: (n) el modelo, ejemplo (una forma de representación o patrón) "que se benefició de su ejemplo"
* S: (n) maniquí, maniquí, maniquí, modelo modelo saltarín, la moda, (una mujer que lleva ropa para mostrar la moda) "estaba demasiado gordo para ser un maniquí"
S: (n) el modelo, modelado, modelado (el acto de representar algo (por lo general en una escala más pequeña))
DEFINICION DE MODELO
A. Según Luis Echarri Prim en Ciencias de la Tierra y del Medio
Ambiente (1998 Ed. Teide): "Un modelo es una simplificación que imita los fenómenos del mundo real, de modo que se puedan comprender las situaciones complejas y podamos hacer predicciones."
B. Modelo: persona o cosa que sirve de referencia o que se imita. Tipo, categoría, variedad particular. Estructura lógica o matemática que se utiliza en la ciencia para explicar un conjunto de fenómenos que guardan entre si ciertas relaciones.
Diccionario Enciclopédico
Larousse 2007, Decimotercera Edición, Pág. 683.
En resumen para mi un modelo, y después de leer esta importante reflexión, es algo que representa, ya sea una realidad una idea, un segmento de tiempo, una instancia...
DEFINICION DE MODELOS ADMINISTRATIVOS
Básicamente hablamos de modelos que las empresas van copiando, adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas, ya que estos no suelen ser rígidos. Estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y sistemas administrativos.
IMPORTANCIA
Radica en que representan una herramienta o una especie de tutor que las empresas implementan para su correcto funcionamiento; y que en relación a la variedad de los mismos, las organizaciones tienen la posibilidad aplicar el modelo que mejor se adapte a sus necesidades planteadas y de esta manera facilitar el logro de los objetivos trazados por la misma.
CARACTERISTICAS
- Son aplicados para producir un cambio.
- Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas.
- Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa.
- Son modelos que cambian la forma de desempeño del recurso humano de la empresa, a través de las herramientas aplicadas.
VENTAJAS
- Es diseñado fundamentalmente para que cumpla una meta.
- Conjunto de roles que interactúan y que se entrelazan.
- Mejora la Administración.
- Aclara la organización.
-Genera compromisos personales.
- Ayuda a desarrollar controles efectivos.
- Proporciona una metodología en las decisiones. No sólo explica lo que se va a hacer, sino cómo y por qué debe hacerse.
- Considera la posible evolución de los problemas y nos prepara sus cambios.
- Combate la subjetividad. No da oportunidad a los "yo creo", recurre a los hechos para argumentar las reglas de conducta.
- Induce al logro de objetivos, ya que establece lo que debe hacerse en el corto, mediano y largo plazos.
- Reconoce la existencia de individuos, grupos formales, informales y no formales.
- Estimula el trabajo multidisciplinario o interdisciplinario o transdisciplinario, al darle a cada profesión y puesto su lugar, dejando que la administración, se ocupe de las labores de integración de equipos.
- Constituye la precisión y la diferencia en la búsqueda tanto de la eficacia como de la eficiencia."
DESVENTAJAS
- Es difícil concebir que el modelo Administrativo tenga desventajas, no obstante, si no es ejecutado por personas capacitadas, sus beneficios pueden revertirse.
- Requiere un profundo conocimiento de teorías, métodos y técnicas que representan un gasto muy alto.
- Crea organizaciones demasiado estructuradas, obstaculizando el cambio constante que se demanda en la actualidad.
- Condiciona a las personas y a los procesos a funcionar de determinadas maneras, aun cuando se demuestre su inoperancia.
- Propicia planes y controles muy estrictos para aspectos que necesitan respuestas rápidas, y con ello obstaculiza la toma de decisiones contingencia les, las que no están contempladas en los planes.
- Desarrolla líderes con ideas obsoletas.
- No es la panacea para resolver todos los problemas administrativos.
La gente es renuente a la disciplina, a la sistematización, al control, entre otras cosas.
CONSTRUCCION DE UN MODELO
La construcción de modelos administrativos es un medio que le permite al administrador resolver problemas en base al análisis y el estudio del problema, así como le permitirá conocer las alternativas del hecho.
La construcción de modelos es una tarea de uso muy común, incluso la aplicamos sin darnos cuenta; expongamos el siguiente ejemplo:
* Tenemos a una persona que desea redistribuir los muebles de una sala en su casa. El objetivo es tener una distribución que resulte atractiva pero también funcional para el grupo de invitados a una partida de cartas por la noche.
Una de las formas de abordar el presente problemas es mentalizar las diferentes posiciones que pudieran ocupar los muebles en el espacio determinado para la sala.
A esta forma de resolver situaciones se le conoce como MODELO MENTAL. Claro que también se podrían mover los muebles de diferentes posiciones hasta encontrar el ideal, ya que el modelo mental limita los movimientos reales de los muebles, tal vez hayan mas elementos que acomodar en la sala que mentalmente no se consideren, además de que la dueña de la casa podría estar omitiendo alguna forma de acomodar los muebles.
Consideremos ahora el problema que enfrenta un administrador encargado de diseñar una planta en una empresa manufacturera.
Difícilmente este problema podría ser resuelto mentalmente como en el caso del reacomodo de muebles. El administrador enfrenta restricciones mas importantes como la ubicación de aéreas especificas y de equipos.
Existe una gran diferencia entre los dos planeamientos expuestos, ya que el administrador no se puede permitir el pedirle a sus empleados el mover herramienta y equipo 3,4 o 5 veces para ver de que forma se utiliza mejor el espacio; sin embargo el administrador puede utilizar un MODELO A ESCALA donde el problema real se representa de forma reducida mediante una estructura.
PARA QUE SE CONSTRUYE UN MODELO ADMINISTRATIVO
Para dar efectividad a una organización, dentro de un grupo de metas posibles de alcanzar, con objetivos bien definidos y estructurados, los cuales son evaluados por los miembros administrativos, gerentes y supervisores de cada unidad operativa de dicha organización.
Ø Para producir cambios y dar un enfoque diferente al desempeño del recurso humano de la empresa, a través de las herramientas aplicadas.
Ø Para dar mayor integración en la formulación de los objetivos.
Ø Para mejorar cada día sus procesos.
ANÁLISIS DE SISTEMAS
El Análisis de Sistemas trata básicamente de determinar los objetivos y límites del sistema objeto de análisis, caracterizar su estructura funcionamiento, marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos y evaluar sus consecuencias. Dependiendo de los objetivos del análisis, podemos encontrarnos ante dos problemáticas distintas:
* Análisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar
y/o predecir su comportamiento
* Análisis como paso previo al diseño de un nuevo sistema-producto
En cualquier caso, podemos agrupar más formalmente las tareas que constituyen el análisis en una serie de etapas que se suceden de forma iterativa hasta validar el proceso completo:
* Conceptualización Consiste en obtener una visión de muy alto nivel del sistema, identificando sus elementos básicos y las relaciones de éstos entre sí y con el entorno.
* Análisis funcional Describe las acciones o transformaciones que tienen lugar en el sistema. Dichas acciones o transformaciones se especifican en forma de procesos que reciben unas entradas y producen unas salidas.
* Análisis de condiciones (o constricciones)
Debe reflejar todas aquellas limitaciones impuestas al sistema que restringen el margen de las soluciones posibles. Estas se derivan a veces de los propios objetivos del sistema:
> Operativas, como son las restricciones físicas, ambientales, de mantenimiento, de personal, de seguridad, etc.
> De calidad, como fiabilidad, mantenibilidad, seguridad, convivencia, generalidad, etc.
Sin embargo, en otras ocasiones las constricciones vienen impuestas por limitaciones en los diferentes recursos utilizables:
> Económicos, reflejados en un presupuesto
> Temporales, que suponen unos plazos a cumplir
> Humanos
> Metodológicos, que conllevan la utilización de técnicas determinadas
> Materiales, como espacio, herramientas disponibles, etc.
VALIDACIÓN DEL ANÁLISIS
A fin de comprobar que el análisis efectuado es correcto y evitar, en su caso, la posible propagación de errores a la fase de diseño, es imprescindible proceder a la validación del mismo. Para ello hay que comprobar los extremos siguientes:
>- El análisis debe ser consistente y completo.
>- Si el análisis se plantea como un paso previo para realizar un diseño, habrá que comprobar además que los objetivos propuestos son correctos y realizables.
>- Una ventaja fundamental que presenta la construcción de prototipos desde el punto de vista de la validación radica en que estos modelos, una vez construidos, pueden ser evaluados directamente por los usuarios o expertos en el dominio del sistema para validar sobre ellos el análisis.
EL PAPEL DEL GERENTE EN LA SELECCIÓN DEL MODELO
Ante un proceso de cambio organizacional o de reconversión de actitudes, el papel del gerente debe ser el de liderar el cambio mismo, convirtiéndose en un visionario, un estratega y un excelente comunicador e inspirador de todos aquellos aspectos que involucren a la organización, vez que dicho proceso, por su magnitud, sólo se logra con el compromiso del equipo gerencial y de toda la organización en su conjunto, siendo cada vez más importante pensar en reconvertir primeramente al gerente, ya que si el mismo tiene bajo su cargo un equipo dispuesto al cambio y no se siente comprometido con él, dicho cambio no se dará por efecto de una resistencia pasiva (aquella en la cual se apoyan los cambios de palabra, pero no se participa de ellos).
Las nuevas realidades del entorno van dejando de lado la idea de las organizaciones tradicionales, rígidas, requiriéndose hoy en día una gerencia más participativa, más plana y con menos niveles jerárquicos, en donde se produzca un mayor acercamiento de todos los que la integran, con una participación mucho más activa de todo el equipo gerencial en la toma de decisiones y con un énfasis muy particular en equipos decisorios basados en estructuras funcionales por áreas de negocios.
Por otra parte, el desarrollo de nuevas tecnologías y el auge cada vez mayor de la llamada "revolución de la información", ha propiciad cambios acelerados en las estructuras organizacionales, al mismo tiempo que condiciona un nuevo perfil global para el gerente, en donde sus principales características personales deben incluir una mayor capacidad de adaptación a nuevas circunstancias, una mentalidad internacional y excelentes condiciones de aprendizaje y comunicación, además de contar con principios elementales como ética, honestidad y justicia, cuya valoración es de carácter universal.
TIPOS DE MODELOS:
Ø MODELO AUTOCRATICO
Fue el modelo prevaleciente en la Revolución Industrial. Este modelo depende del poder. Quienes ocupan el mando deben poseer poder suficiente para ordenar, lo que significa que el empleado que no cumpla ordenes será sancionado.
En un entorno autocrático la orientación apunta a la autoridad oficial formal y la dirección cree saber que es lo mejor y esta convencida que la obligación de los empleados es cumplir órdenes, es decir que estos deben ser dirigidos, persuadidos y empujados a alcanzar cierto nivel de desempeño y limitados a obedecer órdenes.
Esta visión deriva en un estricto control de empleados, el modelo autocrático resulto deleznable debido a brutales y agotadoras tareas físicas y condiciones de insalubridad, indigencia y peligro, en estas condiciones autocráticas los empleados se dirigen a su vez a la obediencia al jefe y no al respeto por este.
El modelo constituye un medio muy útil para el efectivo cumplimiento del trabajo del método aceptable para la determinación del comportamiento de los administradores. La fuerza combinada de los conocimientos sobre la necesidad de los empleados y de los cambios que ocurren, los valores sociales, dio al reconocimiento que existen mejores maneras de administrar los sistemas organizacionales.
Ø MODELO DE APOYO
Tuvo sus orígenes en el principio de las relaciones de apoyo. Se llego a la conclusión de que una organización es un sistema social cuyo elemento más importante es ser trabajador. Los estudios indicaron la importancia de poseer conocimientos de dinámica de grupos y aplicar la supervisión de apoyo.
El modelo de apoyo depende del liderazgo en lugar del poder y el dinero. A través del liderazgo la empresa ofrece un ambiente que ayuda a los empleados a crecer y cumplir a favor de la organización aquello de lo que son capaces. En consecuencia la orientación de la dirección apunta al apoyo del desempeño laboral de los empleados no al simple apoyo de las prestaciones a los empleados.
El resultado psicológico es una sensación de participación e involucramiento en las tareas de organización, éste forma parte del estilo de vida de trabajo de los administradores y en particular de su modo de tratar a los demás. El modelo de apoyo es eficaz tanto para empleados como para administradores y goza aceptación generalizada.
Ø MODELO DE CUSTODIA
Este depende de los recursos económicos, si una organización carece de recursos suficientes para el ofrecimiento de pensiones y el pago de otras prestaciones le será imposible adoptar este modelo.
Entonces el enfoque de custodia da como resultado la dependencia de los empleados respecto a la organización. En lugar de depender de su jefe los empleados dependen de las organizaciones.
Los empleados que laboran en entornos de custodia adquieren una preocupación psicológica por sus retribuciones y prestaciones económicas. Como resultado del trato que reciben, tienden a mostrase satisfechos y por lo tanto mantenerse leales a sus empresas. Su mayor ventaja es que discrimina seguridad y satisfacción a los trabajadores.
Ø MODELO SISTEMATICO
Esquema teórico, generalmente en forma matemática, de un sistema o de una realidad compleja, como la evolución económica de un país, que se elabora para facilitar su comprensión y el estudio de su comportamiento.
Ø MODELO COLEGIAL
El término colegial alude a un grupo de personas con propósito común, tienden a ser más útil en condiciones de trabajo de lo programado, medios intelectuales, y circunstancias que permiten un amplio margen de maniobra de las labores.
Este depende de la generación por parte de la dirección de una sensación de compañerismo con los empleados, el resultado es que estos se sienten útiles y necesarios. Les resultaba fácil aceptar y respetar el papel de estos en la organización. En vez de ser vistos como jefes, se consideraban a los administradores como colaboradores.
Con esto se persigue crear un estricto de mutualidad en el que cada persona realice sus propias contribuciones y aprecie la de los demás. La orientación se dirigió al trabajo en equipo y la respuesta de los empleados es la responsabilidad y sienten a si mismo la obligación de cumplir normas de calidad que signifiquen un reconocimiento tanto para su labor como para la compañía. El resultado psicológico del modelo colegial en los empleados es la autodisciplina.
Un sistema es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. Con la evolución de los sistemas ha sido necesaria la creación de nuevas palabras y significados, llamándose a veces palabras técnicas.
Las organizaciones son entidades sociales compuestas por dos o más individuos con la finalidad de cumplir metas y objetivos, dependiendo del ramo o industria. También hay muchos modelos creados por diferentes investigadores, siempre con el fin de mejorar y simplificar los métodos.
ANÁLISIS CRÍTICO
La Organización es un sistema social, el cual lo integramos individuos y grupos de trabajo, quienes tienen en común una determinada estructura física y que se encuentran dentro de un ambiente o entorno al que controlan parcialmente, en donde se desarrollan actividades utilizando recursos en pro de beneficios, comodidades, productos, etc en común. De igual forma los modelos a nivel administrativo juegan un papel de vital importancia en las organizaciones; ya que representan de forma reducida la realidad, estos durante los procesos de producción y planeación simbolizan objetos con sus respectivas relaciones, permitiendo así la proyección de estos en cada una de sus fases y en particular facilita el hacer pronósticos o predicciones.
El aplicar modelos administrativos a los procesos de una organización crea un ambiente de seguridad en el entorno laboral; ya que en la actualidad se hace necesario un modelo capaz de hacernos entender la compleja totalidad de las necesidades organizacionales y el modo mas adecuado para su satisfacción; todo esto caracterizado por las regularidades más generales sobre las que se sustenta la administración. Y es lo que vienen a hacer estos modelos cerciorarse de que todo esto se cumpla.
Entre las nuevas tendencias que caracterizan a la administración en las últimas décadas del siglo pasado, se encuentran algunos MODELOS que mencionamos a continuación: la Calidad Total y los Programas de Mejoramiento Continuo; los sistemas de producción y entregas "Justo a Tiempo", asociados con esquemas de "Cero Inventarios"; la Reingeniería de procesos; las Alianzas Estratégicas entre empresas de distintos tamaños y giros de actividad; el Benchmarking, Teoría de las Restricciones; el Outsourcing y, la Organización Inteligente, o sea, la organización que es innovadora y aprende continuamente para adaptarse a las contingencias.
Enfoques estos que dominan actualmente el pensamiento y la práctica administrativa.
Termino citando a Koontz y O'Oonnell, los cuales señalan: "Un país puede tener abundantes recursos naturales o humanos, incluyendo la mano de obra calificada y recursos de capital substanciales, y sin embargo, ser relativamente pobre porque hay muy pocos administradores competentes disponibles para conjugar con eficacia estos recursos en la producción y distribución de bienes y servicios útiles".
CONCLUSION
El proceso administrativo se hace cada vez más complejo por lo que existe la necesidad urgente de mejores maneras de enfrentarlo. Cuando se intenta asir tales problemas, existe la tendencia a fraccionarlos en partes más manejables. Ésa es una práctica útil, pero tiene limitaciones serias. Al tratar con cualquier sistema, sobre todo uno complejo como lo es una organización, no es suficiente pensar en el sistema en términos de partes o aspectos separados, para describir el sistema entero. Semejante acercamiento no es, por sí mismo, una manera exitosa de entender la conducta del sistema.
Desgraciadamente en la academia aumenta la tendencia a estudiar algún aspecto del problema organizacional y erigiendo un modelo de ello, mientras la discusión de la totalidad se relega a estados de mayor madurez de la "ciencia de la administración".
Es de importancia crucial que se aprenda a complementar esos estudios especializados con la mirada al todo no sólo para los académicos sino para los practicantes a los que se les hace difícil dar una mirada cruda al todo si los modelos con que cuenta para administrar sólo se preocupan por una vista parcial, es menester destacar este retroceso cíentífico después de los avances logrados con la Teoría de los Sistemas, Enfoque Socio – Técnico y la Teoría de la Contingencia exceptuando la Teoría del Restricciones que analiza a la organización como un sistema en pleno. En la actualidad se hace necesario un modelo capaz de hacernos entender la compleja totalidad de las organizaciones caracterizado por las regularidades más generales sobre las que se sustenta la administración.
BIBLIOGRAFÍA
· Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración.
3ra. Edición. Edit. McGraw-Hill. 1992.
· von Bertalanffy, Ludwig. Teoría General de Sistemas. Petrópolis, Vozes.
1976.
· Página Web consultada:
http://www.geocities.com/ymarte/trab/admsistem.html
· Chiavenato Idalberto: Administración de Recursos Humanos. Edit. McGraw-Hill. 1988.
· Baggini Alejandra (2008): Recursos Humanos. [Documento en línea],
Disponible http://www.monografias.com/trabajos11 /rrhh/rrhh.shtml.
· Mutal Andrea (2008): Recursos Humanos. [Documento en línea],
Disponible:http://www.monografias.com/trabajos6/rehu/rehu.shtml.
Participante: José Gregario Rodríguez, C.1. V-16.900.826
Caracas, Noviembre de 2010.
Estamos conscientes también que sin la debida organización en las empresas, no es posible obtener el éxito, ya que la disciplina es fundamental en cualquier área de trabajo.
INTRODUCCION
En el siguiente trabajo que expondré a continuación, lo realizo con el motivo de estudiar y desarrollar dentro del Enfoque y Sistema de la Administración, los diferentes modelos, tipos y concepto en general de administración y como son enfocados en las empresas u organizaciones; para que éstas a su vez posean el mejor funcionamiento logrando así siempre sus objetivos propuestos, a través de la implementación del mejor modelo a seguir, tomado en cuenta bajo las premisas y/o necesidades que a su buen criterio determine el gerente general.
| El ENFOQUE DE SISTEMAS: tiene que ver, en gran parte, con las organizaciones de diseño sistemas elaborados por el hombre y orientados a objetivos que han servido a la humanidad. El enfoque de sistemas otorga una nueva forma de pensamiento a las organizaciones que complementan las escuelas previas de la teoría de la organización. Éste busca unir el punto de vista conductual con el estrictamente mecánico y considerar la organización como un todo integrado, cuyo objetivo sea lograr la eficacia total del sistema, además de armonizar los objetivos en conflicto de sus componentes. El enfoque de sistemas se originó fundamentalmente en dos campos. En el de las comunicaciones donde surgieron los primeros Ingenieros de sistemas cuya función principal consistía en aplicar los avances científicos y tecnológicos al diseño de nuevos sistemas de comunicación. En el campo militar durante la segunda guerra mundial y en particular durante la Batalla de la Gran Bretaña surgió la necesidad de optimizar el empleo de equipo militar, radar, escuadrillas de aviones. etc. DEFINICIÓN DE SISTEMA: Es el conjunto de dos o más elementos interrelacionados entre sí que trabajan para lograr un objetivo común. Definición de la Teoría General De Sistemas 1) TEORIA GENERAL DE SISTEMAS (TGS): Ha sido descrita como una teoría matemática, un modo de pensar, una jerarquía de teorías de sistemas con generalidad creciente. Su autor el biólogo Ludwig von Bertalanffy (1901-1972), quien adoptó la denominación "Teoría General de Sistemas". Para él, la TGS debía constituirse en un mecanismo de integración entre las ciencias naturales y sociales, y ser al mismo tiempo un instrumento básico para la formación y preparación de científicos. No tenía intenciones de que fuera una teoría convencional específica. Empleó ese término en el sentido de un nombre colectivo para problemas de sistemas. En la TGS lo importante son las relaciones y los conjuntos que a partir de ellas emergen; ofreciendo un ambiente adecuado para la interrelación y comunicación entre especialistas y especialidades. Los objetivos originales de la Teoría General de Sistemas son los siguientes:
2) LOS DIFERENTES ASPECTOS: El enfoque de sistemas puede describirse como: 1. Una metodología de diseño. 2. Un marco de trabajo conceptual común. 3. Una nueva clase de método científico. 4. Una teoría de organizaciones. 5. Dirección por sistemas. 6. Un método relacionado a la ingeniería de sistemas, investigación de operaciones, eficiencia y costos, etc. 7. Teoría general de sistemas aplicada. 3) LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA: Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos específicos. Existen dos tipos de sistemas: • Sistema Abierto: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia. • Sistema Cerrado: Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto). 4) CONCEPTO DE MODELOS: Es una conceptualización de un proyecto, una hipótesis o es estado de una cuestión, que se representa como un esquema de símbolos y características descriptivas mas importante con el fin de ser sometidos a modernización como un diseño flexible que emerge y se desarrolla durante el inicio de una investigación determinada. Las características principales son: * Son aplicados para producir un cambio. * Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas. * Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa. * Cambian la forma de desempeño del recurso humano de la empresa, a través de las herramientas aplicadas. 5) MODELOS ADMINISTRATIVOS: Se dice que son de modelos que las empresas van copiando, adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas, ya que estos no suelen ser rígidos. Estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y sistemas administrativos. 6) IMPORTANCIA: En cierto modo, los modelos administrativos imitan la realidad de las empresas para buscar soluciones, de ahí la importancia de diseñarlos específicamente para los problemas cuya complejidad impide describirlos o resolverlos con las ecuaciones matemáticas ordinarias. Tratan de reproducir una parte de las operaciones de la organización a fin de no ver lo que sucederá en ella con el tiempo, o de ensayar con esa parte modificando algunas variables. CARACTERISTICAS:MODELO DE KATZ Y KAHN Katz y Kahn desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo mediante la aplicación de la teoría de sistemas y la teoría de las organizaciones. Luego compararon las posibilidades de aplicación de las principales corrientes sociológicas y psicológicas en el análisis organizacional, proponiendo que la teoría de las organizaciones se libere de las restricciones y limitaciones de los enfoques previos y utilice la teoría general de sistemas. Según el modelo propuesto por ellos, la organización presenta las siguientes características típicas de un sistema abierto: a) La organización como sistema abierto: 1. Importación (entradas) 2. Transformación (procesamiento) 3. Exportación (salida) 4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten 5. Entropía negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entópico para reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. 6. Información como insumo 8. Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energía del ambiente exterior y una continua exportación de productos del sistema; sin embargo, el cociente de intercambio de energía y las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos. 8. Diferenciación: La organización tiende a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de roles y diferenciación interna. 9. Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. 10. Límites o fronteras: La organización presenta barreras entre el sistema y el ambiente. Éstos definen el campo de acción del sistema, como también su grado de apertura con relación al ambiente. Los Sistemas Cerrados: son aquellos en los cuales ningún elemento de afuera entra y ninguno sale del sistema. Estos alcanzan su estado de máximo equilibrio al igualarse con el medio. En ocasiones el término sistema cerrado es también aplicado a sistemas que se comportan de una manera fija, rítmica o sin variaciones. 8) VENTAJAS DEL MODELO ADMINISTRATIVO: a) Presenta varios modelos para la selección del más adecuado b) Minimiza costos c) Ayuda a lograr objetivos de la Organización d) Pueden aplicarse a más de un tipo de Empresa 9) DESVENTAJAS DEL MODELO ADMINISTRATIVO: a) No representa con exactitud la situación real b) Existen gerentes que solo aplican un solo tipo de modelo (Autocrático) c) No desenvolvemos adecuadamente las funciones que relacionan a las variables, podemos caer en el error de obtener resultados imprecisos. d) En cuanto a los resultados nos permiten deducir que a los números no les podemos dar toda la credibilidad, durante que tiempo lo observamos, hay muchas cosas por tener en cuenta. 10) ANALISIS DEL SISTEMA: El concepto de sistema en general está sustentado sobre el hecho de que ningún sistema puede existir aislado completamente y siempre tendrá factores externos que lo rodean y pueden afectarlo. Se puede definir sistema como "un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre sí y están localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo". 11) EL PAPEL DEL GERENTE: Ante un proceso de cambio organizacional o de reconversión de actitudes, el papel del gerente debe ser el de liderar el cambio mismo, convirtiéndose en un visionario, un estratega y un excelente comunicador e inspirador de todos aquellos aspectos que involucren a la organización, toda vez que dicho proceso, por su magnitud, sólo se logra con el compromiso del equipo gerencial y de toda la organización en su conjunto, siendo cada vez más importante pensar en reconvertir primeramente al gerente, ya que si el mismo tiene bajo su cargo un equipo dispuesto al cambio y no se siente comprometido con él, dicho cambio no se dará por efecto de una resistencia pasiva (aquella en la cual se apoyan los cambios de palabra, pero no se participa de ellos). Las nuevas realidades del entorno van dejando de lado la idea de las organizaciones tradicionales, rígidas, requiriéndose hoy en día una gerencia más participativa, más plana y con menos niveles jerárquicos, en donde se produzca un mayor acercamiento de todos los que la integran, con una participación mucho más activa de todo el equipo gerencial en la toma de decisiones y con un énfasis muy particular en equipos decisorios basados en estructuras funcionales por áreas de negocios. Por otra parte, el desarrollo de nuevas tecnologías y el auge cada vez mayor de la llamada “revolución de la información”, ha propiciado cambios acelerados en las estructuras organizacionales, al mismo tiempo que condiciona un nuevo perfil global para el gerente, en donde sus principales características personales deben incluir una mayor capacidad de adaptación a nuevas circunstancias, una mentalidad internacional y excelentes condiciones de aprendizaje y comunicación, además de contar con principios elementales como ética, honestidad y justicia, cuya valoración es de carácter universal. Selección del Modelo: El modelo que un gerente sustenta esta formado por lo general por las suposiciones que este tiene de las personas y por las interpretaciones que hace de las situaciones. Como los gerentes tienden a actuar según lo que piensan es mejor para la Organización. 12) Tipo de Modelos: a) Modelo autocrático: en este tipo de modelo, como su palabra lo indica, la persona que maneje esta función debe ser autoritario, tener capacidad para tomar decisiones, mantener el control y la disciplina. En un ambiente autocrático los empleados deben ser dirigidos, de tal manera que toda decisión que sea tomada por el autócrata sea para ellos la más conveniente y acertada y así mismo. b) Modelo de custodia: este tipo de modelo está dirigido a los recursos financieros que la empresa cuenta para sus deudas. Sino establece un balance económico este modelo no puede ser empleado. c) Modelo de apoyo: en las empresas, el factor fundamental es el trabajo en equipo y que los trabajadores manifiesten el apoyo mutuo y trabajos colectivos. Para que se de una convención colectiva, se debe estipular una calidad, liderazgo para así brindar soporte a la empresa ayudando a sus empleados a crecer y cumplir para ofrecer todos sus conocimientos. Este tipo de modelo es favorable para todas las empresas ya que más que trabajo en equipo se trata de las relaciones interpersonales que los empleados establecen con sus compañeros y busca unificar la organización como tal. d) Modelo colegial: este tipo de modelo se basa especialmente en la actitud de compañerismo que los trabajadores establecen entre sí para que así se sientan capaces y de gran utilidad con su empresa. Es por ello que no existen diferencias entre ellos, para los trabajadores, sus jefes no son calificados más que ellos, sino “colaboradores” como ellos para la empresa, sin ser calificados autócratas, más bien “aporte y soporte” de la misma. Cabe destacar, que este modelo establece también la “autodisciplina” es decir, cada empleado está capacitado y tiene ética moral y profesional, el cual no le desacredita sus funciones y responsabilidades. e) Modelo Gerencial: es el papel que debe cumplir el personal directivo. Éste debe estar al tanto de los cambios eventuales que ocurren en tiempos determinados y tener la solución efectiva, ideas y toma de decisiones siendo líder y autoritario. Por lo tanto, el gerente o el personal administrativo, debe participar sus decisiones a sus empleados, dándole facilidad de opinar y establecer nuevas ideas y si son favorables ser acarreadas por ellos, todo esto para lograr la satisfacción y confianza entre el jefe y sus subordinados. Debido a los constantes cambios tecnológicos, un gerente debe estar en continuo proceso de aprendizaje, adaptarse a ellos y ejecutarlos en su organización. Cabe destacar que un gerente debe de forma obligatoria contar con valores fundamentales para su crecimiento tanto profesional como moral, impartiendo así la ética, honestidad, justicia, solidaridad, y valorar a su personal de trabajo. |
CONCLUSION
Día a día todos y cada uno de nosotros practicamos alguna forma de organización, tanto a nivel personal como profesional.
El resultado de esta investigación ha ampliado nuestros conocimientos acerca de los diferentes tipos y modelos de organización.
El resultado de esta investigación ha ampliado nuestros conocimientos acerca de los diferentes tipos y modelos de organización.
Estamos conscientes también que sin la debida organización en las empresas, no es posible obtener el éxito, ya que la disciplina es fundamental en cualquier área de trabajo.
Los diferentes tipos de administración han permitido que los empresarios sean más organizados, enfocados en las tareas a cumplir para lograr los objetivos y en general, maximizar los recursos.
Los nuevos sistemas de dirección de las empresas exitosas y competitivas, se encaminan hacia una descentralización y polivalencia en el trabajo, donde el liderazgo participativo, y la pro actividad forman parte de una filosofía de calidad total en el servicio a sus clientes externos e internos. Su premisa fundamental parte de la consideración del RR.HH. como una ventaja competitiva básica y real, más allá de los recursos materiales, financieros o tecnológicos con las que cuenta.
LIZZA ALFONSA
BIBLIOGRAFIA
ü Rodríguez Valencia Joaquín. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE DE SISTEMAS; Editorial Ecasa. México 1990.
ü Chiavenato, Idalberto. INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN. 3ra. Edición. Edit. McGraw-Hill. 1992.
ü Jiménez Castro Wilburg. INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE LA TEORÍA ADMINISTRATIVA; Editorial F.C.E.. México. 1963.
