ENFOQUE SISTEMATICO DE LA ADMINISTRACION

ENFOQUE SISTEMICO DE LA ADMINISTRACION

El concepto de sistema arranca del problema de las partes y el todo, ya discutido en la antigüedad por Hesíodo (siglo VIII a. C.) y Platón (siglo IV a. C.) Sin embargo, el estudio de los sistemas como tales no preocupa hasta la Segunda Guerra Mundial, cuando se pone de relieve el interés del trabajo interdisciplinar y la existencia de analogías (isomorfismos) en el funcionamiento de sistemas biológicos y automáticos. Este estudio tomaría carta de naturaleza cuando, en los años cincuenta, L. von Bertalanffy propone su Teoría General de Sistemas.

La aparición del enfoque de sistemas tiene su origen en la incapacidad manifiesta de la ciencia para tratar problemas complejos. El método científico, basado en reduccionismo, repetitividad y refutación, fracasa ante fenómenos muy complejos por varios motivos:

• El número de variables interactuantes es mayor del que el científico puede controlar, por lo que no es posible realizar verdaderos experimentos
• La posibilidad de que factores desconocidos influyan en las observaciones es mucho mayor
• Como consecuencia, los modelos cuantitativos son muy vulnerables

El problema de la complejidad es especialmente patente en las ciencias sociales, que deben tratar con un gran número de factores humanos, económicos, tecnológicos y naturales fuertemente interconectados. En este caso la dificultad se multiplica por la imposibilidad de llevar a cabo experimentos y por la propia intervención del hombre como sujeto y como objeto (racional y libre) de la investigación. 

La mayor parte de los problemas con los que tratan las ciencias sociales son de gestión: organización, planificación, control, resolución de problemas, toma de decisiones, etc. En nuestros días estos problemas aparecen por todas partes: en la administración, la industria, la economía, la defensa, la sanidad, etc. 

Así, el enfoque de sistemas aparece para abordar el problema de la complejidad a través de una forma de pensamiento basada en la totalidad y sus propiedades que complementa el reduccionismo científico.

TEORIA GENERAL DE SISTEMAS (TSG)

Katz y Kahn desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo mediante la aplicación de la teoría de sistemas y la teoría de las organizaciones. Luego compararon las posibilidades de aplicación de las principales corrientes sociológicas y psicológicas en el análisis organizacional, proponiendo que la teoría de las organizaciones se libere de las restricciones y limitaciones de los enfoques previos y utilice la teoría general de sistemas. Según el modelo propuesto por ellos, la organización presenta las siguientes características típicas de un sistema abierto:

a)  La organización como sistema abierto

        1.   Importancia (entrada)

        2.   Transformación (procesamiento)

        3.   Exportación (salida)

        4.   Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten

        5.   Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico para reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional

        6.   Información como insumo

        7.   Estado de equilibrio homeostasis dinámica: en este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energía del ambiente exterior y una continua exportación de productos del sistema; sin embargo, el consiente de intercambio de energía y las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos.

        8.   Diferenciación: la organización tiende a lo mismo, multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicaciones de roles y diferenciación interna.

        9.   Equifinalidad: el cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

      10.   Límites o fronteras: la organización presenta barreras entre el sistema y el ambiente. estos definen el campo de acción del sistema, como también su grado de apertura con relación  al ambiente.

b)  Las organizaciones como una clase de sistema social

Las organizaciones constituyen como una clase o tipo de sistemas social, el cual a su vez se considera una clase de sistema abierto. Como clase especial de sistema abierto, las organizaciones tienen propiedades que les son peculiares, pero comparten otras propiedades en común con todos los sistemas abiertos. Todos los sistemas sociales, incluyen las organizaciones, se fundamentan en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos. Esas actividades estandarizadas son complementarias o interdependiente con respecto a algún producto con resultado común. Ellas son repetidas, relativamente duraderas y relacionadas en espacio y en tiempo.

Análisis de los participantes

El enfoque sistemático de la administración nos permite organizar nuestros sitios de trabajo dentro de la empresa como la empresa en general, ya que nos ayuda a planificar las actividades que serán ejecutadas dentro de un determinado departamento en la empres.

CONCEPTO TEORIA DE SISTEMA

·         Conjunto de elementos interdependientes e interactuantes

·         Grupos de unidades de combinadas que forman un todo organizado

·         Conjunto de elementos que realizan una actividad para alcanzar un objetivo, operan sobre datos/materia/energía. Los elementos las relaciones entre ellos y los objetivos constituyen los aspectos.

CARACTERISTICA DE SISTEMAS

·         Todo sistema tiene uno o varios propósitos u objetos para poder alcanzar sus metas

TIPOS DE SISTEMAS
Por su constitución:

·         Sistema físicos o concretos –Hardware

·         Sistema abstracto –Software

Por su naturaleza:

·         Sistemas cerrados

·         Sistemas abiertos

LA ORGANIZACIÓN

Es un sistema de actividades coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.

Características

1. Caso particular de grupo

• Reglas explícitas
• Grado de formalización
• La organización se da en un espacio, tiempo y cultura determinada
• Presenta conductas recurrentes
• La organización es básicamente orden

1. Se orientan a una finalidad

• Generan consecuencias en el ambiente

1. Creados en un punto temporal: inicio de actividad.
2. Orden jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir.
3. Producen o venden bienes y servicios (empresa).
4. Dan y generan trabajo (empresa).
5. En la organización se da cierta cultura.
6. Generan, transmiten y poseen poder.
7. Crean, imágenes, símbolos, prestigios, etc.
8. Son indicadores de la sociedad actual.
9. Producen y transmiten tecnología.
10. Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos.

Recursos de las Organizaciones

Son los necesarios para desarrollar sus actividades al llevar a cabo su fin, difieren según sus actividades.

Recursos materiales:

• Dinero para adquirir los recursos.
• Materias primas o insumos que se transforman en un proceso y se convierte en productos denominados bienes o servicios.
• Inmuebles, instalaciones y rodados necesarios para llevar a cabo el proceso productivo y las actividades.
• Maquinaria y herramientas utilizadas en el proceso productivo.
• Recursos humanos es el elemento activo (dueños, accionistas, socios, trabajadores), entre otros.

Es importante señalar que una organización debe contar con una oficina o dirección de Recursos Humanos,  que realice la tarea de reclutamiento y selección que se encarguen de seleccionar al personal capacitado para cada departamento.

APLICACIÓN DE LA TEORIA DEL SISTEMA A LA EMPRESA

La teoría general de sistemas (TGS) o teoría de sistemas o enfoque sistémico es un esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades llamadas sistemas. Éstos se presentan en todos los niveles de la realidad, pero que tradicionalmente son objetivos de disciplinas académicas diferentes. Su puesta en marcha se atribuye al biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy, quien acuñó la denominación a mediados del siglo xx.

CONCEPTOS DE MODELOS ADMINISTRATIVOS

Básicamente hablamos de modelos que las empresas van copiando, adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas, ya que estos no suelen ser rígidos. Estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y sistemas administrativos.

Características:

- Son aplicados para producir un cambio.

- Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas.

- Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa.

- Son modelos que cambian la forma de desempeño del recurso humano de la empresa, a través de las herramientas aplicadas.

DEFINICION DE MODELOS ADMINISTRATIVOS

Modelo es una representación de un objeto, sistema o idea de forma diferente a la de identidad, misma

Por lo general el modelo nos ayuda a entender y mejorar un sistema

El modelo de un objeto puede ser una réplica exacta de este. Con la diferencia del material que lo compone o de su escala, inclusive puede ser una abstracción de las propiedades dominantes del objeto.

IMPORTANCIA DE MODELO ADMINISTRATIVO:

Es de suma importancia de un modelo en una organización,  la gerencia ya que les permite recopilar mayor información tanto en la parte interna como externa de la empresa, mejorar la calidad de productos o servicios y las relaciones personales entre otros.

Debe basarse  en un sistema abierto por ser éste el que mayor beneficio le otorga, ya que interactúa constantemente con el ambiente externo puede crecer, cambiar, competir con otros sistemas y está orientado hacia determinados propósitos.

CARACTERISTICA DE UN MODELO ADMINISTRATIVO

- Son aplicados para producir un cambio.

- Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas.

- Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa.

- Son modelos que cambian la forma de desempeño del recurso humano de la empresa, a través de las herramientas aplicadas.

  -  Normalmente se implementan para cambiar o mejorar algún aspecto débil o carente de la empresa. 

-   Es necesario utilizar distintas herramientas de ayuda para implementar un nuevo modelo administrativo en una empresa. 

-   Su característica principal es que son flexibles, es decir que los puedes ajustar a cualquier empresa y cambiarle el enfoque por uno que realmente satisfaga tu necesidad.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UN MODELO:

•  VENTAJAS: 

-PRESENTA VARIOS MODELOS PARA LA SELECCIÓN DEL MAS ADECUADO.

-MINIMIZA COSTOS.

-AYUDA A LOGRAR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.

-PUEDEN APLICARSE A MÁS DE UN TIPO DE EMPRESA.

• DESVENTAJAS:

- NO REPRESENTA CON EXAPTITUD LA SITUACIÓN REAL.

- EXISTEN GERENTES QUE SOLO APLICAN UN SOLO TIPO DE MODELOS (AUTOCRATICO).

- si no se diagnostica previamente la empresa, podría perderse esfuerzo y dinero.

-  Si no se hacen controles permanentes podrían cometerse errores posiblemente irremediables e inconvenientes para el proceso.

 

CONSTRUCCION DE UN MODELO

La construcción de modelos administrativos es un medio que le permite al administrador resolver problemas en base al análisis y el estudio del problema, así como le permitirá conocer las alternativas del hecho.

ANALISIS DE SISTEMA

Sólo pueden ser salvados mediante el diseño de sistemas eficientes, el desarrollo de nuevos sistemas debe ir acorde a la evolución de las instituciones, es decir, que debe mantenerse actualizados a fin de evitar su obsolescencia e impidan la eficiente realización de las actividades de la organización .

La necesidad de plantear mediante un método ofrece oportunidades de mejoramiento en la operación de la organización con base en la técnica, así como el establecimiento formal de planes o proyectos para aprovechar dichas oportunidades.

A continuación se describe la metodología a utilizar:

FASE ACTIVIDADES PROYECCIÓN DEL SISTEMA
• Detección de la necesidad
• Definición de objetivos
• Fijación de políticas
• Planes y programas
• Documentación
• Comunicación
 

PLANEACIÓN DEL SISTEMA
• Investigación inicial
• Estudio preliminar
• Planes de trabajo
 

ESTUDIO DEL SISTEMA
• Comprensión del sistema actual
• Determinación de los requerimientos del sistema
• Documentar el sistema
 

ANÁLISIS DEL SISTEMA
• El proceso de análisis
• Criterios básicos para el análisis de sistemas
• Análisis del sistema (etapas)
• Elementos y técnicas a utilizar en el análisis
 

DISEÑO DEL SISTEMA
• Definición de principios básicos de la organización...

 EL PAPEL DEL GERENTE EN LA SITUACION DEL MODELO:

El gerente debe cumplir con las metas establecidas dentro de la organización, representarla frente a terceros, desarrollar una buena visión de futuro, tener la capacidad de relacionarse y comunicarse con las personas, escucharlas y hacerlas participar en la toma de decisiones, debe poseer conocimiento del negocio y de la empresa, ser un buen planificador, tener un objetivo claro para podérselo transmitir a sus subordinados, mantener el liderazgo basado en principios y el buen juicio, en dos palabras, el gerente tiene que saber delegar y trabajar en equipo.

TIPOS DE MODELOS

Modelo autocrático:

Quienes ocupan el mando deben poseer poder suficiente para ordenar, lo que significa que el empleado que no cumpla ordenes será sancionado.

Se mantiene un estricto control de empleados, los cuales son forzados a realizar brutales y agotadoras tareas físicas y condiciones de insalubridad, indigencia y peligro, en estas condiciones autocráticas los empleados se dirigen a su vez a la obediencia al jefe y no al respeto por este.

Modelo custodia:

La Organización debe poseer los recursos suficientes para el ofrecimiento de pensiones y pago de prestaciones para el personal que labora en la organización.

En lugar de depender de su jefe los empleados dependen de las organizaciones.
Los empleados que laboran en la organización da como resultado del trato que reciben, tienden a mostrase satisfechos y por lo tanto mantenerse leales a sus empresas. Su mayor ventaja es que discrimina seguridad y satisfacción a los trabajadores.

Modelo de apoyo:

Este modelo depende del liderazgo en lugar del poder y el dinero. A través del liderazgo la empresa ofrece un ambiente que ayuda a los empleados a crecer y cumplir a favor de la organización.

El resultado psicológico es una sensación de participación e involucramiento en las tareas de organización, éste forma parte del estilo de vida de trabajo de los administradores y en particular de su modo de tratar a los demás.

Modelo colegial:

Este modelo está dirigido a la orientación al trabajo en equipo y la respuesta de los empleados es la responsabilidad y sienten a sí mismo la obligación de cumplir normas de calidad que signifiquen un reconocimiento tanto para su labor como para la compañía. El resultado psicológico del modelo colegial en los empleados es la autodisciplina. 

Modelo sistemático:

Este modelo de la cultura organizacional, la considera como un subsistema de la organización, conformada por el medio ambiente interno: 

Los principales argumentos de los teóricos de este modelo, como Narayanan y Nath (1993) se fundamentan en que las premisas filtran la información que procede del medio ambiente de la organización, seleccionando aquélla que es relevante, confirmando que se tiende a ver únicamente lo que ya se cree. Por tanto, la interpretación del medio ambiente de una organización está , hasta cierto grado, determinada por sus premisas culturales, las cuales son compartidas por los miembros de la organización que uniforman sus conductas y se integran fuertemente, creando la distintividad y unicidad que la hace ser totalmente diferente a cualquier otra organización. Este proceso que se inicia en el subsistema cultural, influye en los otros subsistemas de la organización y determina todo su funcionamiento.

CONCLUSION

Una vez investigado y comprendido el tema pudimos ver que el enfoque sistemático no es más que un sistema diseñado para resolver cualquier inconveniente en la empresa porque nos permite mejorar cualquier área que funcione ineficazmente dentro de la organización, de esta manera implementando lo anterior investigado podremos notar q de forma adecuada podremos entrar y salir del problema sin ningún inconveniente que afecte a la empresa ni a sus empleado.

BIBLIOGRAFIA

Wikipedia, la enciclopedia libre

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Participantes:                                             
Alexandra Páez      C.I:19.873.963                                            

Auristela Morales   C.I:   5.612.665

Erika Navarro         C.I: 20.050.304

Caracas; 16 de Noviembre del 2010