Auristela Morales C.I: 5.612.665
Trabajo en el área de investigación en el concejo de desarrollo científico y tecnología CDCHT.
Este organismo se encarga de dar financiamiento a los profesores en el área de ciencias sociales y naturales, sea eventos nacionales, internacionales, financiamiento de proyectos de investigación o publicaciones.
Al recibir las solicitudes de estos profesores pasan a una comisión que se encarga de estudiar los puntos y luego pasan al área de administración que es el encargado de de realizar los pagos y si son proyectos se remiten a árbitros que evalúen los mismos.
También se realizan una serie de eventos en donde se participan los profesores con sus ponencias y luego se procede a entregar certificados como ponentes.
Lizza Alfonso. C.I: 15.856.385
Proceso de elaboración de cheques (área de tesorería).
1) Se procede a la recepción y revisión de las ordenes y/o solicitudes de pago (por vía Cheque), realizados por la Dirección General de Recursos Humanos (por concepto de Cancelación al personal de nomina: fijo, contratado, obrero y jubilado), los cuales deben presentar el documento de compromiso y apartado presupuestario por la coordinación y ejecución presupuestaria.
2) Se procede al registro con nombre, cedula, fecha y monto en la respetiva chequera de la cuenta a debitar.
3) Se revisa y se constata vía internet ante el portal del CNE y/o SENIAT según sea el caso, la verificación del beneficiario por numero de documento de identidad.
4) Se procede a elaborar y registrar el numero de cheque y datos personales del beneficiario, como también concepto del cheque en el sistema.
5) Luego de revisar uno a uno los datos registrados, se procede a la impresión de cheques, para posterior entregar de forma relacionada, a fin de ser debidamente autorizado mediante firma y sello del cuentadante y dirección del despacho.
Erika Navarro C.I: 20.050.304
El Proceso del cual era responsable era la elaboración de Facturación y estaba constituido de la siguiente forma.
1) El departamento de reclamos elabora estadísticas diarias de las transacciones realizadas por los tarjetabientes de cada banco afiliado a la red de cajeros automáticos de SUICHE 7B durante los primeros 15 días de cada mes, una vez realizadas las estadísticas pasan a elaborar los soportes unificados para que servirán de guías para realizar las facturas dichos soportes son aprobados por el gerente de área y pasan al departamento de Administración y Finanzas y comienza el proceso de facturación con la revisión, creación de archivos TXT y corrida de la facturación en un sistema llamado Adapta-Pro, una vez que los archivos TXT están anexos al sistema se procede a la validación de los impuestos Municipales, IVA, ISLR, de estar correctos los impuestos se realizan las cartas de compensación, cartas de correo y resumen de facturación que es proporcionada por el sistema y allí finaliza el proceso de facturación.
2) Se procede a la impresión de la factura, una vez impresas son firmadas por el elaborador y el gerente de área y son enviadas a cada uno de los bancos para que realicen el pago de las mismas, una vez entregada las facturas el banco receptor devuelve un soporte a la empresa emisora para ser usado para su control y archivo interno.
NOTA: este proceso se realiza quincenal y mensualmente.
José G. Rodríguez C.I: 16.900.826
El proceso Macro es Compras Internacionales y el especifico el control de ofertas el cual inicial con la recepción de ofertas, de declinaciones, ofertas tardes, ordenes de compras y comunicaciones enviadas por los proveedores a una cuanta email especifica.
Toda esta información recibida en digital se origina por diferentes procesos de compras que se generan al encontrar una necesidad dentro de la organización y que debe ser satisfecha, para lo cual el comprador invita a un grupo de empresas que se encuentran registradas en nuestra base de datos, y que se ha demostrado la calidad de los productos que fabrica.
La información enviada por el proveedor viene identificada con un numero de proceso (solped) o invitación (RFQ) que se encuentran armadas mutuamente en la aplicación de SAP.
El analista se encarga de confirmar la recibida sobre la identidad del proveedor sea la misma registrada en SAP. (nombre de la empresa, código de registro, dirección fiscal, numero de contacto y personas de contacto), además debe de verificar que en el correo no se encuentre copiado el comprador, porque de lo contrario se clasificaría la oferta como descalificada.
Si no cumple con la información de registro la información será rechazada.
Si la oferta llega al buzón después de la fecha del cierre del proceso y cumple con las condiciones anteriores se considerara como oferta tarde. Cuando se trata de información sobre las órdenes de compra o comunicaciones se envía el correo a los compradores directamente, siempre y cuando no tenga información económica.
Los procesos pueden ser competitivos o adjudicaciones.
Toda la información sobre la clasificación de los correos recibidos es registrado en una histórica que sea trabajado cada año, y se obtiene la información de uno de los reportes de SAP.
A los procesos competitivos se le realizara la impresión del status generado de la tabla y se le envía al comprador con el numero del solped.
Los procesos de adjudicación solo se registran cuando una empresa no responde la invitación se coloca en la tabla “No Respondió”
Estructura Organizacional:
*Sistema o proceso:
Nuestro Sistema es abierto ya que para el cumplimento satisfactorio nuestro objetivo necesitamos de entes externos, ejemplo para que los profesores puedan obtener su equipos audio visuales recurrimos a proveedores externos que nos envían distintos presupuesto o facturas proforma, dichos presupuestos son pasados al departamento de comisión para su aprobación y de ser aprobado un presupuesto este será anexado al sistema por el departamento de facturación y a su vez pasa a finanzas para realizar el pago de la deuda.
*Sistema en el cual aplicaríamos el Six Sigma:
En el Departamento de Facturación, ya que en el proceso de realización de la factura a la hora de validar los impuestos se pierde mucho tiempo porque se realiza de forma manual.
1er paso: Identificar el Problema existente.
En el departamento de Facturación a la hora de entregar las facturas siempre se retrasa el proceso ya que los impuestos se valida de forma manual.
2do paso: Recopilamos los datos necesarios
Tomando en cuenta el tiempo que tarda el personal para la validación de los impuestos.
3er paso: Analizar
Tomamos en cuenta que otro programa podemos utilizar para evitar este paso tan tedioso.
4to paso: Mejorar
Utilizando otro sistema de fácil adaptación al usuario, en este caso el elaborador de las facturas.
5to paso: Controlar
Estar siempre al tanto de los posibles cambios o posibles amenazas para actuar en el momento adecuado.
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